En esta entrada hago una introducción a la creación de sitios de SharePoint, una herramienta muy potente que usan muchas organizaciones en todo el mundo.
Tabla de contenidos
Introducción
¿Qué son los sitios de SharePoint?
Son espacios de trabajo que permiten comunicarse y colaborar. También se pueden ver como sitios web para almacenar, organizar y compartir información en muchos formatos.
Pueden dar respuesta a necesidades comunes en las organizaciones, como la de compartir información con clientes o almacenar su información, tener un servicio help desk, disponer de recursos formativos, controlar indicadores y KPIs o usar automatizaciones.
¡Los sitios de SharePoint se pueden utilizar para infinidad de cosas!
¿Quién puede crear sitios?
Los usuarios de SharePoint Online pueden crear sitios y administrar sus propios sitios, siempre y cuando el administrador de la organización no haya modificado la configuración.
¿Cómo crear un sitio?
Para crear un nuevo sitio, hay que ir a la página principal de SharePoint, y en la parte superior, verás el botón Crear sitio. Si no te aparece, probablemente sea porque el usuario no tiene permisos para crear nuevos sitios.
Crear un sitio es sencillo. Los pasos son los siguientes: elegir el tipo de sitio; elegir la plantilla; definir datos como el nombre, la descripción o la dirección URL del sitio; elegir la privacidad y el idioma. Una vez definidos estos datos, ya se puede crear. Lo siguiente, ya es crear contenido en el sitio y empezar a poner en marcha lo que se quiere hacer con él.
El panel de Próximos pasos muestra algunas sugerencias para mejorar el sitio. Este panel es un buen punto de partida para seguir avanzando con la configuración inicial, sobre todo si es de las primeras veces que creas un sitio.
Uso compartido de sitios
Una de las funciones más importantes de los sitios es que permiten compartir información fácilmente. Los sitios vienen con una carpeta compartida donde se almacenan los documentos del sitio y los miembros del sitio pueden ver los archivos que se crean en la carpeta de documentos del sitio.
Aunque también se puede personalizar los permisos, por defecto, vienen así configurados.
Ciclo de vida de datos de sitios
Otra parte muy importante de SharePoint tiene que ver con el ciclo de vida de la información, lo que se conoce como gobierno de datos, es decir, la gestión de los datos a lo largo de su ciclo de vida.
Los sitios de SharePoint tienen una papelera de reciclaje y, además, tienen otra papelera que solo pueden ver los administradores y que conserva la información que los usuarios eliminan de la papelera de reciclaje. También están las directivas de retención, muy importantes para garantizar que la información se conserva el tiempo requerido.
Más información sobre sitios
La apariencia de los sitios se puede personalizar. Algo que me parece muy práctico es el modo oscuro para los sitios.
El uso que hacen distintos usuarios de un mismo sitio puede ser muy diferente. Por ejemplo, es frecuente que los usuarios con roles de administración en la organización tengan que usar los sitios de SharePoint con algunos privilegios de administración.
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